Förderverein
Sehr geehrtes Vereinsmitglied,
der Vorstand möchte Sie anlässlich der ab dem 25. Mai 2018 geltenden DatenschutzGrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.
Wer ist verantwortliche Stelle?
Verantwortliche Stelle im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist der Vorstand des Fördervereins, vertreten durch den gesetzlichen Vorstand nach § 26 des Bürgerlichen Gesetzbuches, Claudia Bednarzik, Wenke Hasel-Lorenz und Christine Essler. Sie erreichen den Vorstand unter den Kontaktdaten des Fördervereins. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten.
Welche Rechtsgrundlagen sind zu beachten?
Zum 25. Mai 2018 tritt ein komplett überarbeitetes Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union in Kraft. Ab dann sind von uns als Verein die DS-GVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der neuen Fassung zu beachten.
Welche personenbezogenen Daten erfassen wir?
Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der DS-GVO und des BDSG personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein verarbeitet.
Für die Mitgliedschaft arbeiten wir zu Beginn mit folgenden Daten: Kontaktdaten (Name, Institution, Anschrift, E-Mail, ggf. Telefonnummer) und natürlich Informationen über die Mitgliedschaft (Beginn, Art der Mitgliedschaft). Falls eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, arbeiten wir zusätzlich noch mit den Bankdaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Datum der Erteilung, Mandatsreferenz). Im weiteren Verlauf der Mitgliedschaft können darüber hinaus zusätzliche personenbezogene Daten entstehen, zum Beispiel: E-Mails (wegen Einladungen zu Veranstaltungen des Vereins, Informationen über die Vereinstätigkeit, Informationen zu Mitgliedsbeiträgen), Daten zu den Mitgliedsbeiträgen (Zahlungseingang) sowie PDF-Dateien (Spendenbescheinigungen). Das machen wir, um die Vereinsmitgliedschaft verwalten zu können und stützen uns dabei auf Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO in Verbindung mit dem Vereinszweck gemäß unserer Vereinssatzung.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer gesonderten Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Artikel 7 DS-GVO.
Eine kurzzeitige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien ausschließlich zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins nach Artikel 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO kann unter Umständen im Einzelfall in Betracht kommen (z. B. Foto von einer Vereinsaktivität).
Informationen Datenschutz
Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins, insbesondere bei Ereignissen von öffentlichem Interesse. Hierbei wägen wir sehr sorgfältig unsere Interessen mit Ihrem Recht auf informelle Selbstbestimmung ab und werden grundsätzlich die Veröffentlichung von Daten in Grenzen halten und Sie im Vorfeld hierüber informieren, damit Sie rechtzeitig Einwände geltend machen können. Bei minderjährigen Mitgliedern wird auf jeden Fall die Einwilligung des Sorgeberechtigten für die konkrete Veröffentlichung eingeholt.
Wie und wo sind die Daten der Mitglieder gespeichert
Die Daten der Mitglieder werden in elektronischer und schriftlicher Form gespeichert.
a) Speicherung in elektronischer Form
Der Förderverein legt folgende Information in elektronischer Form ab:
• Die in der Beitrittserklärung von den Mitgliedern ausgefüllten Daten
• ProtokolleüberSitzungen,Förderanträge,BerichteüberAktivitätendes
Fördervereins,
• E-Mail-Verkehr mit den Mitgliedern
Die Daten werden auf dem Förderverein eigenen EDV-Systemen, zu dem nur der Vorstand Zugang hat, gespeichert.
b) Speicherung in schriftlicher Form
Der Förderverein legt folgende, ggf. personenbezogene Informationen in schriftlicher Form ab:
- Die von den Mitgliedern ausgefüllten Beitrittserklärungen
- Protokolle über Sitzungen und die JHV
- Berichte über Aktivitäten des FördervereinsDie Schriftstücke werden in vom Vorstand verwalteten Aufbewahrungsort in der Schule gelagert.Wofür, warum und wie lange verarbeiten wir Ihre persönlichen Daten?Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z. B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Vereinsinformationen, Organisation von Vereinstätigkeiten, Spendenaufruf). Eine Weitergabe der Daten zu Werbezwecken oder sonstigen Datenhandel ist ausgeschlossen.Den Organen des Vereins oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein.Ferner bekommen gemäß Satzung jedes Jahr im Rahmen der Kassenprüfung zwei von der JHV gewählte Kassenprüfer Einblick in die Buchführung des Fördervereins. Dabei kann ggf. ein Einblick in personenbezogene Daten entstehen. Auch dieser Einblick ist zweckgebunden und temporär.
Wir löschen Ihre Daten nach folgenden Zeiträumen:
- Daten zu Ihren Mitgliedsbeiträgen zehn Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Beitrag fällig gestellt wurde (gesetzliche Frist),
- Daten zu Ihrer Mitgliedschaft zehn Jahre nach Ende des Jahres, in dem Sie aus dem Verein ausgetreten sind, damit wir unsere Vereinstätigkeit gegenüber dem Finanzamt dokumentieren können (gesetzliche Frist),
- E-Mails und Briefe zur Vereinstätigkeit wie z. B. Projektanträge oder Spenden ebenfalls zehn Jahre nach Ende des Jahres, in welchem das Anliegen vollumfänglich abgeschlossen wurde z. B. durch Auszahlung der Vereinsfinanzierung oder Übergabe einer Spendenquittung, damit wir unsere Vereinstätigkeit gegenüber dem Finanzamt dokumentieren können (gesetzliche Frist),
- sonstiger E-Mails oder Briefe allgemeiner Art löschen bzw. vernichten wir drei Jahre nach Erledigung des Anliegens, damit wir die Vereinskommunikation nachvollziehen können bzw. unseren Nachweispflichten z. B. gegenüber den Kassenprüfern oder der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nachkommen können.Mit wem arbeiten wir dafür zusammen?Wir arbeiten mit unserer Bank bezüglich des Lastschriftverfahrens für den Einzug der Mitgliedsbeiträge zusammen. Dafür werden Ihre Daten zur Bankverbindung weitergeleitet.Was sind Ihre Rechte?Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO,
- das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, dem NRWDatenschutzbeauftragten, über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenenDaten zu beschweren, nach Artikel 77 DS-GVO ,
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunftwiderrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird (Artikel 7 Abs. 3 DS-GVO). Der Widerruf Ihrer Mitgliedsdaten ist einer Kündigung der Mitgliedschaft gleichzustellen, da eine weitere Mitgliedschaft ohne diese Daten nicht mehr möglich ist.Für Rückfragen steht Ihnen der Vorstand gern jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Förderverein Gymnasium an der Wolfskuhle
Claudia Bednarzik
1. Vorsitzende
Stand: Dezember/2021
Bankverbindung
Sparkasse Essen
IBAN DE82 3605 0105 0004106852
1. Vorsitzende
Claudia Bednarzik Tel: 0201-596727
2. Vorsitzender
Wenke Hasel-Lorenz Tel: 0176-61900521
Schatzmeisterin
Christine Essler Tel: 0201-5718678
E-Mail Förderverein : fv.gymnasium.wolfskuhle@gmail.com